️Charge MOTO

No-show penalty fee – cancellation penalty fee

Có lẽ ai làm ngành hospitalities cũng từng trải qua cảm giác những ngày hotel đầy ắp khách và sáng hôm sau lôi mớ thẻ ra ngồi tủm tỉm “charge”.

Vâng, đó là đối với các đặt phòng Prepaid (thanh toán trước) và Hotel sẽ charge thẻ VCC (virtual credit card) của đối tác OTA cung cấp.

Vậy còn thẻ cá nhân của khách hàng Credit card thì sao?

Việc charge thẻ không thông qua hình thức Swipe (quẹt) thẻ vật lí qua máy POS mà bằng cách nhập tay số thẻ, CVV code, Expired day vào máy thường được gọi là Moto charge (Một giao dịch MOTO là một thanh toán thông qua điện thoại, email, hay fax. Nó là một kiểu giao dịch của card-not-present – CNP).

Và vấn đề nằm ở chỗ Card not present?

Điều xảy ra nếu chủ thẻ khiếu kiện và yêu cầu bồi hoàn refund vì lí do Services Denied, từ chối dịch vụ, do chủ thẻ không sử dụng dịch vụ, và thẻ vật lí vẫn nằm trong Ví của khách lúc hotel thao tác Moto charge?

Hotel dù có cung cấp đầy đủ bằng chứng proof of payment như xác nhận đặt phòng của khách, qui định hủy phòng phí phạt, và cả chữ kí trên bank slip, thậm chí cả Preauthorization form có chữ ký, nhưng chủ thẻ vẫn một mực khẳng định mình không sử dụng dịch vụ của khách sạn thì sao phải trả phí?

Người sử dụng dịch vụ là một người khác

Mỗi thẻ Credit card ngày nay (Visa, Master …..) đều được gắn chip thẻ chứa thông tin, khi quẹt thẻ vật lí qua máy POS đọc thông tin chip thẻ để xác nhận thông tin chủ thẻ card owner. Và không có gì an toàn bằng quẹt thẻ qua máy, vì chỉ có chủ thẻ mới sở hữu thẻ vật lí.

Một vài case study

Case 1: Khách đặt booking.com/Expedia Hotel collect (HC), nhắn cho Hotel rằng hôm check in là sinh nhật bạn gái khách, muốn tạo bất ngờ và mong hotel dùng thẻ đính kèm theo booking charge tiền phòng và tất cả dịch vụ, không charge bạn gái khách, còn khách thì đang đi công tác không ở Hotel được — nghe thì rất mùi mẫn, nhưng còn có mùi gì khác lạ ở đây…

Một số biến thể khác nhưng thường là chủ thẻ sẽ không xuất hiện và dĩ nhiên khách ở sẽ không xuất trình thẻ gốc khi check in.

Case 2 : Khách booking.com/Expedia (HC) email báo Hotel vui lòng charge thẻ khách in advance trước, vì khách đang cần chi tiêu để được cash back từ chương trình.

Case 3: Booker đặt phòng cho khách/ và yêu cầu charge thẻ của Booker , đừng thu tiền phòng của khách, và booker bận việc không đi cùng khách.

Case Penalty charge No-show fee/Cancellation fee: khách booking.com/Expedia (HC) no-show, không email báo lí do, khách cancel booking vi phạm cancellation policy và có phí hủy phòng cancellation fee.

Hotel manager lôi thẻ trên booking.com xuống moto charge, charge được, post máy, done case, không report no-show trên Extranet, không email thông báo cho khách về việc penalty theo cancellation policy. Vài tháng sau nhận thư của Vietcombank/ viettinbank khách khiếu nại bồi hoàn… kaka.

Vào đề hơi dài, nhưng các lý thuyết ở trên sẽ giải thích cho quy trình phía sau:

Giải pháp cho từng case:

Case 1: Yêu cầu khách đưa thẻ cho bạn gái mang theo và xuất trình khi check in để hotel quẹt qua máy POS hoặc chọn hình thức OTAs Collect thay vì chọn Hotel collect.

Case 2: welcome thôi, charge trước càng tốt nhưng kèm theo lưu ý khách phải mang theo thẻ khi đến khách sạn, notes lễ tân kiểm tra đúng số thẻ trên cùi thẻ đã charge trước đó và quan trọng nhất phải quẹt thẻ đó qua máy POS 1VND cũng được (để đọc chip thẻ, chủ thẻ khỏi kiện cáo nhé).

Case 3: yêu cầu booker chuyển khoản thay vì charge thẻ Moto (nếu booker không ở VN ngày check in còn xa đủ time để banking process và tiền về tài khoản ) không thì cũng yêu cầu chọn kênh OTA nào có hình thức Prepaid.

Penalty charge No-show fee/Cancellation fee:

Qui tắc charge penalty thì hên xui 50/50 có doanh thu, nhưng không charge thì 100% xui nha!

Và charge xong phải lâp tức mark no-show có penalty fee trên Extranet (Ad kn xương máu vụ này) vì OTA sẽ lập tức email thông báo cho khách về việc đã bị penalty charge (khách cuối tháng có xem sao kê thẻ cũng không surprise rồi tối mất ngủ gọi cho bank kiện cáo). Nhất là cái Hotel Name và Company name chả liên quan mấy, mà cái dòng xuất hiện trên sao kê của khách không phải là hotel name mà là một cái tên công ty bằng tiếng Việt Nam lạ hoắc…

Viết một email thông báo về việc hotel đã charge penalty và các chtrinh cho khách nếu return and rebook…..

Lưu ý: An toàn nhất là trang bị cho hotel cưng nhà mình một Payment Gateway của một công ty uy tín, OnePay, NganLuong,… tạo link thanh toán chuyên nghiệp cho khách tự thao tác key in thẻ và nhập các bảo mật 2 lớp.

Nhưng có phí kí quỹ và phí cà thẻ cũng khá cao

Hoặc tạo 1 tài khoản Paypal và yêu cầu khách thanh toán qua Paypal.

️THE END

Ổ khóa chỉ đề phòng người ngay chứ không đề phòng được kẻ gian và ……. bác thợ sửa khóa